Unsere Lösungen im Detail.
Wählen Sie eine Lösung aus, um zu sehen, wie sie konkret funktioniert und was sie in der Praxis bringt.
Bestellverfahren automatisieren
Bestellungen kommen per E-Mail und PDF herein und müssen Position für Position ins ERP-System übertragen werden – eine Aufgabe, die volle Konzentration bindet und bei Personalausfall schnell zum Engpass wird. Ein System übernimmt das komplett: vom Posteingang bis zur fertigen ERP-Buchung, in fünf Schritten.
Bestellung trifft ein
Das Postfach wird laufend überwacht. Jede neue Bestellung wird automatisch erkannt – egal ob als PDF-Anhang oder direkt im E-Mail-Text.
Die KI liest die Bestellung
Der PDF-Anhang und der E-Mail-Text werden wie von einem Menschen gelesen – alle relevanten Angaben werden sauber strukturiert erfasst.
Kunde nicht eindeutig erkannt? Es geht eine Rückfrage-Mail raus, statt zu raten – der Vorgang pausiert bis zur Rückmeldung.
Artikel & Preise werden geprüft
Jede erkannte Position wird mit den echten Stammdaten in Ihrem ERP-System abgeglichen – Artikelnummer und aktuell gültiger Preis.
Preis oder Artikelnummer nicht eindeutig? Die Position wird markiert und zur Prüfung erfasst – der Auftrag läuft trotzdem weiter, statt komplett zu stoppen.
Der Auftrag wird erstellt
Der komplette Auftrag wird in weclapp angelegt – mit allen Positionen, Preisen und der Original-Bestellung als Anhang zur Kontrolle.
Rückmeldung & Protokoll
Das Team erhält eine kurze Info-Mail, der Vorgang wird protokolliert – jede Bestellung bleibt lückenlos nachvollziehbar.
Jede Bestellung bleibt nachvollziehbar
Beispieldaten zur Veranschaulichung – im Betrieb aus echten Vorgängen gefüllt.
Bescheinigungen automatisieren
Das Problem
Spendenbescheinigungen und ähnliche Dokumente von Hand zu erstellen ist eintönig und fehleranfällig. Bei größeren Mengen geht dafür schnell ein ganzer Arbeitstag drauf – Daten heraussuchen, Vorlagen ausfüllen, prüfen, versenden.
Unsere Lösung
Wir bilden den kompletten Ablauf digital ab: Spenden werden aus den Kontoumsätzen erfasst, den richtigen Personen zugeordnet und die Bescheinigungen vollautomatisch erzeugt – inklusive Adresslisten für den Versand. Sie prüfen am Ende nur noch das Ergebnis.
Das Ergebnis
Aus stundenlanger Einzelbearbeitung wird ein Knopfdruck. Die Erstellung läuft im Hintergrund, standardisiert und nachvollziehbar – mit deutlich weniger Fehlern.
Belege automatisieren
Das Problem
Belege werden gesammelt, abgetippt und sortiert – Zahl für Zahl, von Hand. Das kostet Zeit und es schleichen sich Tippfehler ein, die später mühsam korrigiert werden müssen.
Unsere Lösung
Belege werden einfach hochgeladen. Das System liest die relevanten Inhalte automatisch aus, ordnet sie zu und legt sie strukturiert ab. Sie behalten den Überblick, ohne jeden Wert selbst zu erfassen.
Das Ergebnis
Die Belegerfassung läuft im Hintergrund, statt Ihre Arbeitszeit zu blockieren. Weniger Routine, weniger Übertragungsfehler, jederzeit nachvollziehbar.
Beleg wird gescannt, Werte erscheinen automatisch – kein Abtippen.
Alle erfassten Belege im Überblick
Beispieldaten zur Veranschaulichung – im Betrieb aus echten Belegen gefüllt.
Formulare digitalisieren
Das Problem
Anmeldungen und Beitritte laufen oft noch über Papierformulare: ausdrucken, ausfüllen, einscannen, abtippen, ablegen. Jeder Schritt kostet Zeit und birgt Fehlerquellen.
Unsere Lösung
Ein digitales Online-Formular ersetzt den gesamten Ablauf – inklusive Unterschrift, wenn nötig. Erreichbar über einen Link oder einen QR-Code, etwa auf Flyern oder Aushängen. Die Daten werden automatisch erfasst und die passenden E-Mails versendet.
Das Ergebnis
Aus einem mehrstufigen Papierprozess wird eine kurze Prüfung. Die Erfassung ist strukturiert, fehlerarm und sofort weiterverarbeitbar.
Individuelle Prozesse automatisieren
Das Problem
Viele Abläufe sind so spezifisch, dass sie in kein Standardpaket passen – auch nicht in eines der oben genannten. Die Folge: improvisierte Zwischenlösungen, Daten, die mehrfach von Hand übertragen werden, und Reibungsverluste.
Unsere Lösung
Wir sehen uns Ihren konkreten Ablauf an und bauen etwas, das genau dazu passt – ob Workflow-Automatisierung, ein eigener Chatbot, eine Video- oder Content-Lösung oder eine Kombination daraus. Kein starres Schema, sondern Ihr Prozess als Ausgangspunkt.
Das Ergebnis
Eine Lösung, die zu Ihrem Ablauf passt, mitwächst und die Stellen automatisiert, an denen tatsächlich Zeit verloren geht.
Ein Anliegen, mehrere mögliche Bausteine – kombiniert genau auf Ihren Ablauf zugeschnitten.
KI-Chatbot einrichten
Das Problem
Immer wieder dieselben Fragen von Kunden oder Mitgliedern binden Zeit – und außerhalb der Geschäftszeiten bleiben Anfragen oft unbeantwortet liegen.
Unsere Lösung
Wir richten einen Chatbot ein, der auf Ihre Inhalte abgestimmt ist und wiederkehrende Fragen rund um die Uhr beantwortet. Gehostet auf unserem eigenen Server in Deutschland und unkompliziert in Ihre Website integrierbar.
Das Ergebnis
Häufige Anfragen werden automatisch beantwortet, Ihr Team wird entlastet und Besucher bekommen sofort eine Antwort – auch nachts und am Wochenende.
Avatare erstellen
Das Problem
Erklärvideos, Spendenaufrufe oder wiederkehrende Ansagen von Hand zu drehen kostet Zeit, Equipment und oft mehrere Anläufe – vor allem, wenn sich Inhalte häufig ändern.
Unsere Lösung
Wir erstellen KI-Avatare, die Ihre Texte in einem professionellen Video vortragen – klassisch als fertiges Erklär- oder Spendenvideo, oder als interaktiver Avatar, der in Echtzeit auf Fragen von Besuchern antwortet. Bei Textänderungen entfällt der komplette Dreh, der Avatar spricht einfach den neuen Text.
Das Ergebnis
Ein professionelles Video ohne Kamera-Team – in der Regel innerhalb weniger Tage, auch für wiederkehrende Updates.
Nicht sicher, was sich bei Ihnen automatisieren lässt?
Im kostenlosen Erstgespräch sehen wir uns Ihren Ablauf an und sagen Ihnen ehrlich, ob und wie sich eine Automatisierung lohnt.
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